Arbeidsreglement aanpassen in 2026: dit zijn uw verplichtingen als werkgever

Sinds 1 januari 2026 zijn alle werkgevers verplicht hun arbeidsreglement aan te passen. Deze verplichting kadert binnen het versterkte Terug-naar-Werkbeleid, waarbij de focus ligt op een snellere werkhervatting en een duurzame re-integratie van arbeidsongeschikte werknemers. Veel werkgevers hebben deze aanpassing echter nog niet (volledig) doorgevoerd, terwijl dit wel degelijk verplicht is en gecontroleerd kan worden.

Verplichte opname van een contactprocedure

De belangrijkste wijziging is dat u als werkgever een procedure moet opnemen om contact te onderhouden met werknemers die arbeidsongeschikt zijn. Het doel van deze procedure is om het contact te behouden tijdens de afwezigheid en zo de terugkeer naar het werk te vergemakkelijken.

Een dergelijke procedure kan bijvoorbeeld bepalen dat:

• er regelmatig telefonisch contact wordt opgenomen door de leidinggevende
• de frequentie van contact afhankelijk is van de duur van de afwezigheid
• afspraken worden gemaakt in onderling overleg bij langdurige afwezigheid

Een mogelijk voorbeeld:

• om de 2 weken tijdens de eerste maand
• maandelijks van 1 tot en met 6 maanden afwezigheid
• minimaal om de 3 maanden bij een afwezigheid van meer dan 6 maanden

Voor het opstellen van deze procedure kan u gebruik maken van onze template, contacteer ons via info@salparo.be.

Procedure voor opname in het arbeidsreglement

Het toevoegen van deze procedure aan uw arbeidsreglement moet gebeuren volgens een wettelijke procedure. De bijlage en het opmerkingenregister moeten gedurende 15 dagen worden uitgehangen in de onderneming. Tijdens deze periode krijgen werknemers de mogelijkheid om opmerkingen te formuleren. Deze periode moet ook expliciet worden vermeld op de documenten.

Indien er geen opmerkingen worden geformuleerd, moet een kopie van de ondertekende documenten worden neergelegd bij de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (FOD WASO) via het platform: https://www.arbeidsreglement.belgie.be/

Controleer meteen uw arbeidsreglement

De aanpassing van uw arbeidsreglement is het ideale moment om ook andere wettelijke wijzigingen na te kijken. Zo werden recent nog volgende bepalingen aangepast:

• De termijn voor herval van ziekte werd uitgebreid van 14 dagen naar 8 weken
• Werknemers hebben recht op maximaal 2 dagen per kalenderjaar afwezigheid zonder doktersattest (voorheen 3 dagen)

Heeft uw onderneming minder dan 50 werknemers en werd opgenomen dat een ziekteattest steeds verplicht blijft, dan hoeft deze bepaling niet te worden aangepast.

Verplichtingen tijdens de ziekte van een werknemer

Naast het arbeidsreglement zelf, gelden er ook concrete verplichtingen tijdens de periode van arbeidsongeschiktheid. Binnen het kader van re-integratie (Codex Welzijn op het Werk) moet u als werkgever volgende stappen respecteren:

Na 4 weken arbeidsongeschiktheid:
De contactgegevens van de werknemer moeten worden doorgestuurd naar de arbeidsarts
Vanaf 8 weken arbeidsongeschiktheid:
U moet de arbeidsarts vragen om het arbeidspotentieel van de werknemer te evalueren
Uiterlijk vóór 6 maanden arbeidsongeschiktheid:
Indien er arbeidspotentieel is, moet een re-integratietraject worden opgestart

Dit gebeurt via het uniforme formulier “Verzoek om inschatting van het arbeidspotentieel”, beschikbaar op de website van de FOD Werkgelegenheid. Het is belangrijk dat u hierbij de correcte privécontactgegevens van de werknemer doorgeeft. Zonder deze gegevens kan het traject niet worden opgestart.

Mogelijke sancties

Het aanvragen van een inschatting van het arbeidspotentieel na minstens 8 weken arbeidsongeschiktheid is verplicht voor alle werkgevers. Indien u dit niet doet, kan dit leiden tot een sanctie van niveau 3 volgens het Sociaal Strafwetboek. Dit kan resulteren in administratieve geldboetes tussen 1.000 en 10.000 euro (bedragen geldig sinds februari 2026).

Vraag vandaag nog uw template aan via Salparo en zet eenvoudig de eerste stap richting aanpassing.

Wenst u zeker te zijn dat alles correct en volledig in orde is?  Of wilt u dit zonder zorgen laten regelen?
Neem contact met ons op, wij helpen u graag verder.